Innowacyjność w Zarządzaniu Zasobami Ludzkimi

Sukces zależy przede wszystkim od ludzi, dlatego bardzo ważną częścią każdego przedsiębiorstwa jest Dział Zarządzania Zasobami Ludzkimi (HR). W wielu firmach wręcz nie ma takiego działu, a zatrudnieniem pracowników zajmuje się przysłowiowa "pani Ela z kadr". Widać to szczególnie w firmach o rodowodach sięgających PRL-u w których nadal większościowym udziałowcem jest państwo. Brak zaangażowania w rozwój tej części przedsiębiorstwa powoduje, że do firmy trafiają ludzie którzy się nie sprawdzają, rotacja wśród pracowników jest wtedy spora, pracodawca narażony jest na koszty. Sprawne zarządzanie i innowacyjne rozwiązania w dziedzinie Zarządzania Zasobami Ludzkimi pozwala uniknąć takich i innych problemów.

Na pytania odpowiada Regina Żukowska, szef działu HR w nowoczesnej firmie z branży handlowej:

Czym jest nowoczesne zarządzanie zasobami ludzkimi?
- Przedsiębiorstwa działają w oparciu o posiadane zasoby. Nikt nie ma wątpliwości, że do zasobów przedsiębiorstwa należą maszyny i urządzenia, budynki, hale, biura, oprogramowanie i środki finansowe. Właściwe zarządzanie to optymalne wykorzystanie posiadanych zasobów. Bez problemu zarządzamy dzisiaj środkami trwałymi, starannie dobieramy dostawców tych środków, dokonujemy regularnych przeglądów, naprawiamy lub też wymieniamy działający sprzęt na bardziej efektywny. Przy wycofywaniu maszyn nie pozostawiamy ich na wysypisku, ale dbamy o środowisko, ponosząc wysokie koszty utylizacji. Ponosimy kosztowne inwestycje licząc się z tym, że zwrot może nastąpić dopiero za kilka lat. Wielu przedsiębiorców zapomina jednak o tym, by również zarządzać zasobami jakimi są pracownicy przedsiębiorstwa, tzw. zasobami ludzkimi. Też wymagają starannego doboru, regularnych ocen, napędu do swojej pracy w postaci systemów wynagrodzeń i narzędzi motywowania. Wymagają udoskonalania poprzez szkolenia i inwestycje w rozwój ich wiedzy i umiejętności, a w sytuacjach zmian oczekują informacji i opieki -
również gdy firma jest zmuszona z rezygnacji z ich usług. Nowoczesne zarządzanie w obszarze zasobów ludzkich, to przede wszystkim świadome zarządzanie. Oznacza to umiejętność rzetelnej oceny posiadanego potencjału pracowników i odniesienie tego do celów strategicznych przedsiębiorstwa. Jeśli jesteśmy w stanie zdiagnozować stan obecny i określić różnice wobec naszego ideału, należy już tylko dobrać skuteczne narzędzia do realizacji tego celu. Tylko dzięki umiejętnemu wykorzystaniu wszystkich zasobów przedsiębiorstwa są w stanie skutecznie działać i rozwijać się na konkurencyjnym rynku.

W jaki sposób Pani przedsiębiorstwo to realizuje?
- Pierwszym zadaniem, jakiego podjął się dział zasobów ludzkich, była centralizacja procesów rekrutacji. Przed 2006 r. rekrutacje w naszej firmie były prowadzone przez każdego szefa działu indywidualnie. Pojawiał się wakat, kierownik działu zajmował się zamieszczeniem ogłoszenia w gazecie, do niego spływały oferty pracy, dokonywał samodzielnie selekcji aplikacji, prowadził dwuetapowe wywiady z kandydatami do pracy. Stworzyliśmy jednolitą procedurę rekrutacji dla całej firmy, rekrutacje prowadzi pracownik działu HR, posiadający odpowiednie wykształcenie. Dopiero na ostatnim etapie (II rozmowa rekrutacyjna) angażujemy w rekrutację konkretnych menedżerów. Do współpracy wybraliśmy dwie firmy: jedna do ogłoszeń w prasie, drugą do ogłoszeń w internecie. Otrzymane dokumenty aplikacyjne przechowujemy w jednej bazie, prowadzimy ewidencję odbytych spotkań i decyzji związanych z kandydatami - wykluczyło to kontakty z tym samym kandydatem przez różnych kierowników. Korzyści z tego rozwiązania są oczywiste: oszczędność czasu menedżerów, niższe koszty ogłoszeń, dzięki pakietom i umowom długoterminowym z pośrednikami, krótsze przestoje w pracy, będące skutkiem sprawniejszej rekrutacji - spotykając się z kandydatami weryfikujemy tez ich przydatność do innych stanowisk w naszej firmie, kreowanie spójnego wizerunku pracodawcy na rynku pracy

Co na to pracownicy?
- Po uporządkowaniu procesu rekrutacji, co było dla nas wówczas sprawą priorytetową, zdecydowaliśmy się na poznanie opinii pracowników na temat systemu zarządzania jaki funkcjonuje w naszej firmie. Przeprowadziliśmy pierwsze w historii naszej działalności, badanie satysfakcji pracowników. Wyniki tego badania dały nam informacje od pracowników o tym jak oceniają komunikację w firmie, motywowanie, możliwości rozwoju i szkoleń, systemy ocen pracowniczych czy wynagrodzenia.

Jak się to przekłada na wydajność pracy?
- Dzięki zastosowaniu tego badania wiemy, które obszary działań HR powinniśmy usystematyzować i udoskonalić w pierwszej kolejności, aby nasi pracownicy byli bardziej zadowoleni z pracy. Wzrost zadowolenia pracowników to często wzrost efektywności pracowników.
Badania satysfakcji pracowników potwierdziły, że ważne jest zajęcie się systemem ocen. Pracownicy zgodnie wskazali, że wiedzą, czego się od nich oczekuje, lecz nie otrzymują dostatecznej informacji zwrotnej o wynikach swojej pracy. Odpowiedzią na na ten problem stało się wprowadzenie systemu oceny metodą 360 stopni. Metoda wciąż nowatorska i wymagająca dojrzałości pracowników okazała się strzałem w dziesiątkę.

Co to jest ta ocena 360 stopni?
- Ocena 360 stopni polega na ocenie kompetencji pracowników dokonywanej "dookoła" tego pracownika. Oznacza, że pracownik jest oceniany przez swojego przełożonego, współpracowników, podwładnych, (jeśli ich ma) oraz dokonuje samooceny. Wdrożenie takiego rozwiązania można powierzyć zewnętrznej firmie konsultingowej lub tak jak my zrobić to samodzielnie. Ważne jest, by zapewnić adekwatność ocenianych zachowań do sytuacji firmy i możliwości oceny pracowników oraz - co jest warunkiem koniecznym w przypadku większości badań - zapewnienie anonimowości. Do tego celu nasi programiści stworzyli dedykowaną do potrzeb systemu ocen aplikację informatyczną. Dzięki takiemu rozwiązaniu proces ocen przebiega sprawnie, a generowanie wyników odbywa się w kilka sekund.