Jak wygląda elektroniczne zarządzanie dokumentacją w administracji?

Comarch EZD to system klasy EZD, który umożliwia kompleksowe zarządzanie dokumentacją zarówno w instytucjach publicznych, jak i prywatnych. System zapewnia elektroniczny obieg dokumentów, integrację z usługą e-Doręczeń, archiwizację i wyszukiwanie dokumentów, raportowanie i monitorowanie procesów, a także dostosowanie funkcjonalności do specyficznych potrzeb użytkowników.

Wdrożenie systemu do elektronicznego zarządzania dokumentacją wymaga spełnienia określonych wymogów prawnych, które regulują sposób prowadzenia, przechowywania i udostępniania dokumentacji. Podstawowymi aktami prawnymi, które należy uwzględnić są:

• Ustawa o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach, która określa zasady tworzenia, gromadzenia, przechowywania, zabezpieczania, opracowywania, udostępniania i wykorzystywania materiałów archiwalnych, w tym dokumentów elektronicznych,
• Rozporządzenie Prezesa Rady Ministrów z dnia 18 stycznia 2011 r. w sprawie instrukcji kancelaryjnej, jednolitych rzeczowych wykazów akt oraz instrukcji w sprawie organizacji i zakresu działania archiwów zakładowych, które określa zasady prowadzenia dokumentacji w postaci elektronicznej i papierowej, w tym klasyfikację, kwalifikację, obieg, archiwizację i niszczenie dokumentów,
• Ustawa o doręczeniach elektronicznych, która wprowadza możliwość doręczania korespondencji za pomocą publicznej usługi rejestrowanego doręczenia elektronicznego lub publicznej usługi hybrydowej, równoważnych prawnie z tradycyjną przesyłką poleconą za potwierdzeniem odbioru,
• Ustawa z dnia 17 lutego 2005 r. o informatyzacji działalności podmiotów realizujących zadania publiczne, która określa zasady i tryb informatyzacji działalności podmiotów publicznych, w tym tworzenia, przetwarzania i udostępniania informacji i dokumentów elektronicznych,
• Ustawa z dnia 18 lipca 2002 r. o świadczeniu usług drogą elektroniczną, która określa warunki i zasady świadczenia usług drogą elektroniczną, w tym wymiany informacji i dokumentów elektronicznych,
• Ustawa z dnia 6 listopada 2008 r. o elektronicznym obiegu dokumentów w podmiotach publicznych, która określa zasady i tryb elektronicznego obiegu dokumentów w podmiotach publicznych, w tym tworzenia, przesyłania, odbierania, przechowywania i archiwizowania dokumentów elektronicznych.

Systemy do elektronicznego zarządzania dokumentacją muszą być zgodne z powyższymi przepisami, a także z innymi aktami prawnymi dotyczącymi ochrony danych osobowych, bezpieczeństwa informacji, dostępności cyfrowej, podpisu elektronicznego, e-faktury i innych.

Wdrożenie systemu Comarch EZD przynosi wiele korzyści dla instytucji. Niektóre z nich to:

• Oszczędność czasu i pieniędzy - dzięki elektronicznemu obiegowi dokumentów, instytucje mogą znacznie skrócić czas realizacji zadań, zmniejszyć zużycie materiałów biurowych, a także ograniczyć koszty związane z przechowywaniem i archiwizacją dokumentów.
• Poprawa jakości i efektywności pracy - system zapewnia prosty i intuicyjny dostęp do dokumentów, ułatwiając ich wyszukiwanie, edycję, podpisywanie i udostępnianie. System Comarch EZD wspiera również automatyzację i optymalizację procesów biznesowych, dzięki czemu można uniknąć błędów, opóźnień i nieścisłości.
• Zwiększenie bezpieczeństwa i zgodności z prawem - rozwiązanie Comarch gwarantuje wysoki poziom ochrony danych, zarówno przed nieuprawnionym dostępem, jak i przed utratą lub uszkodzeniem. System EZD umożliwia również łatwe i szybkie dostosowanie się do zmieniających się wymagań prawnych, takich jak RODO, eIDAS czy ePUAP.
• Wzmocnienie wizerunku i relacji z otoczeniem - opisywane rozwiązanie pozwala na poprawę komunikacji i współpracy z innymi podmiotami, takimi jak kontrahenci, partnerzy, klienci czy po prostu petenci. System Comarch EZD umożliwia również podnoszenie standardów obsługi i zwiększanie satysfakcji odbiorców usług.
• Możliwość integracji z innymi systemami - Comarch EZD może być łatwo zintegrowany z innymi systemami informatycznymi, takimi jak ePUAP, e-Doręczenia, e-Zdrowie czy e-Akta. Dzięki temu można zapewnić spójność i aktualność danych, a także ułatwić wymianę informacji między różnymi podmiotami.
• Dostępność i mobilność - opisywany system jest dostępny przez internet, co oznacza, że można z niego korzystać z dowolnego miejsca i urządzenia. Dzięki temu można pracować zdalnie, a także zapewnić ciągłość działania w sytuacjach kryzysowych lub awaryjnych

Jak widać na powyższych przykładach, wdrożenie systemu jest korzystne zarówno dla instytucji, jak i dla jej otoczenia. Comarch EZD stanowi nowoczesne i sprawdzone rozwiązanie, które wspiera cyfryzację i transformację sektora publicznego oraz instytucji prywatnych. Warto zauważyć, że poza powyższymi korzyściami wynikającymi z użytkowania programu, Comarch EZD w odczuwalny sposób poprawia jakość i przejrzystość dokumentacji. Dodatkowo przyczynia się on do podniesienia poziomu obsługi klientów i partnerów, a także ułatwia wypełnienie obowiązków prawnych i dostosowanie się do zmian w zakresie e-administracji. Po więcej informacji na temat Comarch EZD zapraszamy na stronę https://www.comarch.pl/administracja-publiczna/produkty/comarch-ezd/.