Outsourcing rozwiązaniem dla mikroprzedsiębiorstw?

Polski sektor MSP

Sektor małych i średnich przedsiębiorstw dźwiga na swoich barkach całą polską gospodarkę. Zgodnie z raportem Polskiej Agencji Rozwoju Przedsiębiorczości z roku 2011 mikroprzedsiębiorstwa stanowią 99,8 proc. wszystkich działających w Polsce firm, z czego 96 proc. stanowią mikrofirmy. Jako mikrofirmę rozumiemy przedsiębiorstwo zatrudniające od 1 do 10 pracowników, osiągające roczny obrót w kwocie nie wyższej niż 2 mln euro.

Większość usługodawców, z których każdy z nas korzysta na co dzień, należy do sektora MSP - piekarz produkujący nam chleb, właścicielka osiedlowego warzywniaka, taksówkarz. Duża część nas (2/3 ogółu) pracuje u mikro lub małego przedsiębiorcy. W dobie dofinansowań z programów Unii Europejskiej powstaje coraz więcej biznesów, szczególnie w branży handlowej i usługowej
(odpowiednio 37,7 proc. i 35,4 proc. udziału).

Koszty prowadzenia małej firmy

Koszty prowadzenia firmy są uzależnione od jej profilu, sposobu opodatkowania i jeszcze innych czynników. Jedno co łączy wszystkie firm, to konieczność regularnego rozliczania z Urzędem Skarbowym i Zakładem Ubezpieczeń Społecznych, a także - szczególnie w przypadku nowo powstających firm - koszty pozyskania i obsługi klienta. Młody stażem przedsiębiorca statystycznie najczęściej zleca księgowość zewnętrznej firmie. Jest to bezpieczne rozwiązanie, niewiele osób zna przepisy podatkowe na tyle, by być w tym zakresie w pełni samowystarczalnym.

Zależnie od miasta i standardu usług miesięczna opłata, jaką pobiera od nas księgowa, waha się od 150 do nawet 300 zł. W tej cenie zawiera się zazwyczaj obsługa 10-15 dokumentów księgowych i spełnia to w większości przypadków potrzeby małych przedsiębiorstw.

Innym kosztem, jaki ponoszą firmy, jest zakup urządzeń informatycznych i oprogramowania.

Są to narzędzia niezbędne, aby wystawić fakturę, kontaktować się z klientem czy też zarządzać bazą kontaktów. Zakup przyzwoitej klasy przenośnego komputera odpowiadającego potrzebom prowadzenia biura, to koszt około 2000-3000 zł, proste urządzenie drukujące można kupić za 200 zł. Koszt oprogramowania (pakiet biurowy, nieskomplikowane systemy CRM czy księgowe) może wynosić kilkaset złotych, zależnie od dostawcy.

Do wydatków należy doliczyć również opłatę za internet, najniższy wariant cenowy u operatorów wynosi około 30 zł i daje prędkość 512 kb do 1 Mb/s. W obecnej dekadzie standardem jest posiadanie witryny internetowej, reprezentującej wartości i ofertę firmy. Koszt wykonania takiego narzędzia
to około 300-800 zł.

Zanim wykonamy usługę dla klienta, trzeba gdzieś umówić warunki współpracy i
podpisać umowę. Pomysł, by sprawy biznesowe załatwiać w miejscach publicznych, takich jak kawiarnie czy restauracje, jest ryzykowny. Narażamy transakcję na udział osób postronnych i mało komfortowe warunki negocjacji, co może się przełożyć na ich rezultat. Profesjonaliści robią to we własnym biurze. Koszt wynajęcia powierzchni biurowych wynosi od 20 (niski standard) do 40 zł za metr kwadratowy (za standard komfortowy, w dobrej lokalizacji). Zakładając opcję minimalistyczną, biuro o powierzchni 15 metrów w mało atrakcyjnej lokalizacji będzie miesięczne kosztować przedsiębiorcę co najmniej 300 zł. Zakup mebli biurowych do jednorazowy wydatek kilkuset złotych.

Outsourcing

Jedną z możliwości obniżenia kosztów prowadzenia firmy jest tak zwany outsourcing. Pojęcie to powstało z połączenia dwóch słów: outside
- zewnętrzy i resource - zasoby, dostępne środki. Idea outsourcingu zakłada przekazanie działań niezwiązanych ściśle z zarabianiem pieniędzy, ale niezbędnych do funkcjonowania firmy zewnętrznemu wykonawcy, specjalizującemu się w wykonywaniu zleconych mu czynności. Współpraca opiera się na umowie, określającej przeważnie efekt zleconych działań, a nie sposób ich wykonania.

Outsourcing ma na celu podniesienie efektywności danego przedsiębiorstwa poprzez skupienie się na działalności przynoszącej dochody. Jednocześnie przynosi poprawę funkcjonowania firmy jako machiny prawnej za pomocą profesjonalnej obsługi.
W ostatecznym rozrachunku zyskujemy prężnie działającą firmę, więcej wolnego czasu i bardzo często obniżenie kosztów. Przedmiotem outsourcingu są najczęściej takie usługi jak: obsługa prawna i księgowa (rozliczanie z urzędem skarbowym, przygotowywanie dokumentów), obsługa informatyczna (usługi IT:
utworzenie i obsługa strony internetowej, zarządzanie siecią, serwis urządzeń teleinformatycznych, pozycjonowanie), marketing i reklama (opracowanie strategii marketingowej, projekt materiałów, realizację założonych działań). Coraz więcej jest też firm, oferujących wynajem biura na godziny. Jest to świetne rozwiązanie dla przedsiębiorców, którzy potrzebują sporadycznie skorzystać z biurka i komputera, na przykład chcących raz w miesiącu wydrukować swoje faktury.

Usługa może spodobać się osobom, które odbywają spotkania biznesowe, a także freelancerom, chcącym raz na jakiś czas oderwać się od domowej rzeczywistości i popracować w biurze. Powierzchnie biurowe są zazwyczaj doskonale wyposażone we wszystkie potrzebne sprzęty, urządzone w sposób sprzyjający twórczej pracy.

Ile to kosztuje?

Korzystanie z usług outsourcingowych ma zasadność tylko wtedy, kiedy przynoszą wymierne korzyści, przede wszystkim finansowe. Wielu początkujących biznesmenów ma mylne przekonanie, że najtaniej będzie jak wszystko zrobią sami. Brną przez to w coraz to większe ilości dodatkowych obowiązków, czują się zagubieni, a co ważne - wcale nie oszczędzają.
Poświęcając czas na czynności związane z obsługą prawno-techniczną, firma w tym czasie nie zarabia. Warto zastanowić się nad rozwiązaniem outsourcingowym.

Powstają firmy, które w ramach jednorazowej opłaty oferują cały pakiet usług wspierających małe przedsiębiorstw, łącząc na przykład biuro na godziny z obsługą księgową i prawną. Cena takich pakietów może zaskakiwać. Jedna z łódzkich firm przygotowuje projekt, który zakłada pakiet usług outsourcingowych w cenie nie większej niż 300 zł miesięcznie.

Już w takiej kwocie można zapewnić sobie wygodne zaplecze do prowadzenia swojego biznesu, bez inwestowania w środki trwałe, takie jak drukarka, biuro czy meble.

Branża outsourcingowa w Polsce dopiero się rodzi. W świadomości właścicieli małych firm jest przekonanie, że na taką formę wsparcia stać tylko duże przedsiębiorstwa. W najbliższym czasie pojawiać się będzie jednak coraz więcej usług skierowanych dla sektora MSP, w atrakcyjnych i przystępnych cenach. Nie powinno to dziwić zważywszy na większościowy udział małych i średnich firm w polskiej gospodarce.