Wnioski o płatności. Czy wysyłanie ich listem zwykłym jest zgodne z prawem?

List z wnioskiem jest duży i gruby. Nie sposób go nie zauważyć. Klauzula "Przesyłka zawiera dane osobowe podlegające ochronie na podstawie ustawy..." podkreśla jej ważność, ale też sugeruje, co się w niej znajduje.

Departament Komunikacji Społecznej ARiMR poinformował nas, że zgodnie z ustawą Agencja przesyła formularz oraz materiał graficzny każdemu rolnikowi, który złożył wniosek o przyznanie płatności obszarowych w poprzednim roku. Informuje również, że nie ma obowiązku przesyłania tych dokumentów w ściśle określony sposób.

W informacji, którą uzyskałyśmy przypomina się również, iż wysłanie wniosku spersonalizowanego do producenta rolnego nie oznacza rozpoczęcia postępowania administracyjnego. Datą tą jest dzień doręczenia organowi wniosku producenta rolnego o przyznanie płatności

"Zgodnie z art. 36 ustawy z 29 sierpnia 1997 r. o ochronie danych osobowych, administrator danych jest obowiązany zastosować środki techniczne i organizacyjne zapewniające ochronę przetwarzanych danych osobowych odpowiednią do zagrożeń oraz kategorii danych objętą ochroną, a w szczególności powinien zabezpieczyć dane przed ich udostępnieniem osobom nieupoważnionym, zabraniem przez osobę nieuprawnioną, przetwarzaniem z naruszeniem ustawy oraz zmianą, utratą, uszkodzeniem lub zniszczeniem", dlatego też- jak czytamy w informacji przesłanej do nas- "Prezes Agencji Restrukturyzacji i Modernizacji Rolnictwa - jako administrator danych - dokonał analizy i oceny zagrożeń i w odniesieniu do wniosków spersonalizowanych uznał list zwykły za właściwy środek techniczny dostarczenia korespondencji, służący należytej ochronie i zabezpieczeniu informacji o charakterze niejawnym".

Informacje, które przytaczamy, potwierdzają, że nie zostaje naruszone prawo i dane są chronione.

Agencja zwraca uwagę, iż operacja ta dotyczy około 1,4 miliona przesyłek. Wykorzystanie do tego celu listu poleconego bądź listu poleconego ze zwrotnym potwierdzeniem odbioru, oznaczałoby znaczny wzrost wydatkowanych środków publicznych.

Małgorzata Kałużyńska-Jasak dyrektor zespołu prasowego Generalnego Inspektora
Ochrony Danych Osobowych potwierdziła, że listy są prawidłowo wysyłane: "Żaden z przepisów prawa nie nakłada na administratora danych obowiązku dochowania szczególnej formy doręczania korespondencji, w tym np. przesyłania korespondencji zawierającej dane osobowe listem poleconym. Na potwierdzenie tego stanowiska można przytoczyć wyrok Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w Warszawie wydany w sprawie o sygn. II SA/Wa 735/2004, w
którym sąd stwierdził, że: "Nie ma obowiązku przesyłania listami poleconymi korespondencji zawierającej dane osobowe. Generalny Inspektor Ochrony Danych Osobowych, a tym bardziej sąd, nie mogą nakazać tego typu środków, które zabezpieczałyby dane". W uzasadnieniu powołanego wyroku Wojewódzki Sąd Administracyjny podkreślił ponadto, że z ustawy nie wynika, jakie środki zabezpieczenia danych mają być zastosowane, i wykazał, że trzeba zapewnić ochronę, jednakże przesyłka w formie listu zwykłego stanowi taką ochronę".

Współautor artykułu:

• Magdalena Wróbel