Zorganizuj się!

Kropki, czyli lista rzeczy do zrobienia

Metoda, która znacznie ułatwia mi życie już od jakiegoś czasu, została w skrócie określona nazwą kropek...
Każdego dnia wieczorem tworzę listę rzeczy do zrobienia następnego dnia. Po kolei staram się każdą z nich zrobić i zamalowuję kółeczko. Działa to bardzo mobilizująco, bo cały czas mam przed sobą listę oznaczoną zamalowanymi i pustymi kropkami. Dokładnie widzę, co już zrobiłam, a co jeszcze przede mną.
Niektóre kropki mogą być
większe lub kilkuetapowe, niektóre są modyfikowane w czasie pracy lub muszą być przesunięte na kolejny dzień. Istnieje też lista rzeczy WIELKICH kropek, do
których małe kropki codzienne mają doprowadzić. Tę modyfikuje się
jedynie od czasu do czasu. Oczywiście, nie oszukujmy się,
niektórych kropek nie zdąży się zrobić i wtedy przechodzą one na
następny dzień, zwykle jako pilne, albo okazują się już nieaktualne.
Do tego rodzaju zapisków można używać eleganckich notesów, takich jak słynny Moleskine, ale kropki równie
wygodnie mieszkają w znacznie mniej prestiżowych brulionach...

Ta
metoda daje pewną świadomość kontroli nad zadaniami do zrobienia, a to
z kolei pozwala się skoncentrować nad tym, co ważne i rzeczywiście
posuwać sprawy do przodu, zamiast zamartwiać się, że znowu z czymś nie
zdążymy i wpadać w panikę...

Getting Things Done

Natknęłam się ostatnio na modną metodę o optymistycznej nazwie Getting Things Done 
i okazało się, że
kropki doskonale do niej pasują.
Powstało wiele portali i programów opartych o zasady GTD, na przykład lifehack.com
i 43Folders
, gdzie można znaleźć masę przydatnych tricków ułatwiających życie. Stosowanie tej metody należy zacząć od zidentyfikowania w swoim życiu wszelkich "otwartych pętelek", czyli rzeczy, które wiszą nad nami, nie dając spokoju i wciąż zakłócają koncentrację, bo wierzymy, że muszą być w końcu zrobione. Następnie każdego dnia warto robić mały remanent spraw, przy czym:

1. pozbywać się tych spraw, które nas dręczą, lecz wcale nie są warte uwagi, albo powinien się nimi zająć ktoś inny,

2. określić pierwszy krok, jaki powinniśmy zrobić, aby te sprawy, na których nam zależy, posunąć do przodu,

3. uporządkować rzeczy do zrobienia w kolejności od najważniejszych do najmniej istotnych, mając na uwadze, co jest najpilniejsze w tym momencie, przy czym sprawy, które możemy załatwić w mniej niż dwie minuty, załatwiamy natychmiast,

4. i działać, czyli załatwiać sprawy po kolei, za każdym razem sprawdzając, czy nie zmieniły się nasze priorytety i ewentualnie modyfikując plan.

Jeśli podstawowe założenia GTD uda się wprowadzić w życie, to w niedługim czasie zauważymy, że znacznie lepiej kontrolujemy nasze sprawy, a "rzeczy są załatwiane", i to te rzeczy, na których nam rzeczywiście zależy.

Porządki w papierach

Aby sprawy posuwać do przodu w miarę szybko, warto pilnować porządku w swoich papierach, materiałach i dokumentach związanych z tym, czym się aktualnie zajmujemy. Dla mnie bardzo wygodne są teczko-zeszyty z kieszeniami foliowymi. Wszelkie publikacje i materiały łatwo w nich umieścić i znaleźć. Oczywiście wtedy, gdy nie wrzucamy wszystkiego do jednej teczki...

Gdy jakiś artykuł jest szczególnie ważny, lub gdy pracujemy intensywnie nad jakimś pomysłem, warto stworzyć dla niego Mindmapę. Mapy myśli pozwalają lepiej zrozumieć problemy, z jakimi się musimy uporać, a po jakimś czasie szybko sobie przypomnieć, o co w ogóle chodziło. To świetna metoda do zastosowania w nauce, ale w planowaniu projektów i innych zadaniach również może być bardzo przydatna.
Nie będę się tu rozwodzić nad tematem segregowania dokumentów, przechowywaniem ich w osobnych, opisanych
teczkach czy segregatorach. Dzięki temu, nie musimy nagle z
przerażeniem przewracać mieszkania do góry nogami, bo potrzebujemy, natychmiast, dowód zapłaty ubezpieczenia. Na przykład...

Hobby

Jeżeli chodzi zajęcia hobbistyczne, to także warto się zorganizować i swoje skarby przechowywać w
formie godnej i wygodnej. Sztandarowym przykładem są albumy ze zdjęciami - nikt mi nie wmówi, że większą przyjemność będzie miał w przyszłości z przerzucania stosów, nieźle już zniszczonych zdjęć, kompletnie wymieszanych, od oglądania albumów, gdzie zdjęcia się nie niszczą i można je opisać datą, miejscem zrobienia i komentarzem... Wydawałoby się, że ta metoda odchodzi w przeszłość dzięki aparatom cyfrowym, ale przecież niemal to samo dotyczy zdjęć cyfrowych. Bez segregacji, oglądanie zdjęć z kilku lat stanie się koszmarem patrzenia kilka lub kilkanaście razy na podobne ujęcia tego samego widoczku czy osoby, często w dodatku nieudane.
Ja dodatkowo lubię gromadzić różne, czasem dziwaczne, ale dla mnie bardzo znaczące pamiątki, z wszelkich mniejszych i większych wypadów. Taki na przykład rachunek z restauracji potrafi obudzić sporo miłych wspomnień, a dodatkowo może się przydać, gdy trzeba będzie coś komuś polecić. Do niedawna te wszystkie papierki, mapki i foldery pałętały się po różnych pudełkach i teczkach. Aż wpadłam na pomysł pewnego rodzaju kolaży, które można z takich pamiątek tworzyć.

Wiele z tych metod wymaga trochę dodatkowego czasu, zwłaszcza gdy wcześniej zgromadziło się wielkie sterty nieuporządkowanych rzeczy. Jednak długie jesienne i zimowe wieczory sprzyjają porządkom, a czas poświęcony na organizację niemal zawsze kilkakrotnie się zwraca.