Zarządzanie personelem w administracji publicznej

W pierwszej kolejności należy jednak dokładnie zastanowić się nad tym, co rozumiemy pod pojęciem administracji publicznej. Ogólnie rzecz ujmując, jest to działalność państwa, której celem jest dobro ogółu społeczeństwa. Wyróżniamy trzy szczeble administracji publicznej, a dokładnie: administrację samorządową (tj. gmina, powiat, województwo), rządową (centralną oraz terenową) oraz państwową (organy takie jak Krajowa Rada Sądownictwa, Najwyższa Izba Kontroli itd.).

Mówiąc o osobach zatrudnionych w administracji publicznej mamy więc na myśli przede wszystkim pracowników zajmujących stanowiska urzędnicze w poszczególnych jednostkach na wszystkich wymienionych wcześniej szczeblach. Według danych Głównego Urzędu Statystycznego, w administracji publicznej pracuje blisko 440 000 osób. W związku z tym tak istotne jest prawidłowe zarządzanie personelem, dzięki czemu możliwe staje się jak najlepsze wykorzystanie potencjału pracowniczego, realizowanie zleconych zadań i osiąganie maksymalnych rezultatów.

System HR w administracji publicznej, w tym system kadrowy w JST i na innych szczeblach, musi więc opierać się na wysokich standardach i kryteriach doboru pracowników na konkretne stanowiska, biorąc pod uwagę ich umiejętności, kompetencje i doświadczenie. Na tym jednak nie koniec, ponieważ kluczem do sukcesu jest właśnie późniejsze zarządzanie personelem w taki sposób, aby zmaksymalizować efekty pracy. Aby pracownicy administracyjni mogli działać w pełni skutecznie, a dany urząd pracował wydajnie i bez żadnych problemów, kluczowe jest właśnie odpowiednie zarządzanie samym personelem, jak i zapewnienie narzędzi, które usprawnią codzienne funkcjonowanie. Jednym z nich jest Portal Pracowniczy dla administracji publicznej przygotowany przez Comarch. Warto przyjrzeć się bliżej temu, w jaki sposób działa i co dokładnie oferuje pracowników na różnych szczeblach, w tym kierowniczych.

Rozwiązanie to ma szereg atutów i sprawdzi się w przypadku każdego podmiotu prywatnego oraz publicznego. Portal Pracowniczy warto polecić w szczególności tam, gdzie mamy do czynienia z rozproszoną strukturą organizacyjną i konieczne staje się usystematyzowanie wszelkich procesów, w tym przebiegu informacji, łatwego dostępu do danych osobowych itd. Portal Pracowniczy ułatwia zarządzanie kwestiami związanymi z HR w danej organizacji i automatyzuje wiele procesów, które do tej pory spoczywały na barkach pracowników działu kadr. Pracownicy korzystający z tego narzędzia mogą w prosty i szybki sposób uzyskać dostęp do swoich akt, wszelkich dokumentów, w tym złożonych deklaracji PIT czy pasków płacowych, a także rozliczyć delegację, złożyć wniosek o urlop, zaświadczenie o zatrudnieniu i/lub wynagrodzeniu, zaświadczenie ZUS RP-7 i wiele innych. Warto zwrócić uwagę na bardzo intuicyjny interfejs, dzięki któremu obsługa portalu jest niezwykle prosta i poradzi sobie z nią każdy. W systemie gromadzone są też informacje dotyczące ocen okresowych każdego z pracowników, czy uczestnictwa w szkoleniach. Wszystko to w jednym miejscu, z możliwością dostępu z dowolnego urządzenia, np. smartfona. Wpisuje się to w obecne zmiany na rynku pracy, w tym także w sektorze administracji publicznej, gdzie mamy do czynienia z coraz większą mobilnością.

Kluczem do sukcesu jest właściwe wdrożenie Portalu Pracowniczego, dzięki czemu mamy pewność, że będzie działać tak, jak należy i całkowicie spełniać swoje funkcje. Cała procedura składa się z kilku etapów, które muszą nastąpić w odpowiedniej kolejności. Pierwszym krokiem jest analiza, a więc przyjrzenie się potrzebom i wymaganiom danego podmiotu, strukturze zatrudnienia oraz temu, w jaki sposób system będzie wykorzystywany. Następnie przechodzimy do fazy projektowania, czyli opracowania “skrojonych na miarę” rozwiązań. Kolejnym etapem jest już samo wdrożenie Portalu Pracowniczego, na co składają się prace instalacyjne i implementacja modyfikacji. Bardzo ważne jest też to, aby przekazać Klientowi wszelką niezbędną wiedzę związaną z wykorzystaniem systemu w danej organizacji, a można to osiągnąć m.in. poprzez organizację szkolenia dla personelu. Równie ważne jest to, co wydarzy się już podczas użytkowania portalu i to, aby wszystko działało zgodnie z założeniami. Wszystkie pojawiające się awarie czy błędy, są jak najszybciej naprawione, aby pracownicy mogli korzystać z portalu bez żadnych przeszkód.

Zarządzanie personelem dzięki Portalowi Pracowniczemu i innych tego typu narzędziom jest obecnie prostsze niż kiedykolwiek. W dłuższej perspektywie wpływa to morale całego zespołu, a przede wszystkim usprawnia szereg działań, dzięki czemu pracownicy mogą zaoszczędzić sporo czasu i energii. Korzystając z możliwości jakie zapewnia system osoby zatrudnione mogą wiele spraw załatwić od ręki i to w pełni online, bez kontaktu z innymi pracownikami. Jest to niezwykle wygodne, a jednocześnie, minimalizuje się ryzyko występowania błędów ludzkich. Nie pozostaje więc nic innego, jak zapoznać się ze szczegółami dotyczącymi funkcjonowania Portalu Pracowniczego, a następnie wdrożyć system, dostosowując go do indywidualnych preferencji. W przypadku chęci wykorzystania tego narzędzia w administracji publicznej, ale i w sektorze prywatnych przedsiębiorstw niezależnie od wielkości, najlepiej skontaktować się z ekspertem Comarch i omówić warunki współpracy.